Hatékony delegálás!
A hatékony delegálás az, amikor tervszerűen, és tudatossággal osztunk ki faladatot a célra legalkalmasabb kollégáinknak.
Vezetőként sokszor kell delegálnunk, de hogyan legyünk hatékonyak ebben a folyamatban?
Mert a cél nem az, hogy mindent mi végezzünk el, hiszen ez lehetetlen, és kivitelezhetetlen is egyben.
A delegálás értelmezése
„megtenni dolgokat másokon keresztül, vagyis ebben az értelemben a feladatok szétosztása”
A delegálás valódi célja, hogy az energiáit ne vigyék el olyan feladatok, melyeket rábízhat kollégáira. Ezzel valós ideje és szabad kapacitása marad a tervezésre. Ezért építenünk kell egy olyan kollektívát, mely egymásra támaszkodva, minden feladatnak, területnek tökéletesen meg tud felelni.
Gyakran kerülök kapcsolatba vezetőkkel executive coaching során, és szinte majdnem minden esetben kilyukadunk a delegálással kapcsolatos kérdésekhez.
Egy biztos, a hatékony delegálás eredményéhez, több dologgal érdemes tisztában lennie a vezetőnek:
- a delegálás menetének, kulcsfontosságú pontjainak ismerete
- minden esetben a megfelelő kollégának adjuk ki az adott feladatot
- bizalom a vezető részéről, hogy a választott kolléga maradéktalanul képes elvégezni a feladatot, és ezt éreztesse is vele azzal, hogy keretek között szabadkezet ad neki
- megfelelő időközönként, számon kell kérnie a folyamat jelenlegi állását, és visszajelzést kell adni, hogy felelőssé tegyük a folyamatért
- a fentiekből egyértelműen kialakíthatja, hogy a kolléga feladatot magáénak tekinti és még nagyobb elánnal végzi majd
- feleslegesen ne kritizáljunk a kiadott feladattal kapcsolatban, inkább kérdésekkel győződjön meg, ha bizonytalan valamiben
Az a tapasztalatom, hogy ez az elsőre egyszerűnek tűnő elkerülhetetlen feladat, kiosztási folyamat, a vezetőknek időnként fennakadást okoz, legyen a cég relatíve kicsi vagy akár multi. Az, hogy bizonyos feladatokat delegál e a vezető vagy sem, sokszor azon bukik el, hogy nincs meg a kellő bizalom a munkavállalóval szemben. Problémát jelent, ha a vezető mindenképpen maga akar elvégezni bizonyos feladatokat, mert szerinte csak akkor lesz jól megcsinálva. Az esetek többségében ez valótlan képzelgés, teljes mértékben a vezetőn áll vagy bukik, mennyire terheli le magát, vagy mennyire képes kiválasztani és menedzselni egy jól felépített céget, vállalkozást és benne a munkavállalóit. Ha ezt sikerül megvalósítania, azzal mindenki nyer a cégben!
Motivációs titok – dicsérd meg a kollégád
Vezetők véleménye megoszlik, ha megkérdezem a delegálásról, hogyan oszt ki feladatokat, és milyen érzések keveregnek a bennük:
Pl.:
Krisztián 36 éves, tulajdonos egy 20 fős média cégnél:
„nehezen adom ki a feladatokat a kezemből, bár érzem, hogy egyedül ennyi felé nem lehet szakadni és érdemben figyelni sem. De érzésem szerint akkor van egy feladat tökéletesen elvégezve, ha én benne vagyok 100%-ban.
Ez minden energiám leköti és ez nem jó, mert egyéb fontosabb dolgokra kevesebb időm és energiám jut”
Kálmán 40 éves, kereskedelmi igazgató egy budapesti 300 fős multinál:
„Próbálom elmagyarázni, hogy mi a feladat és mit szeretnék ebből kihozni, de több alkalommal éreztem, hogy a lényeg mintha nem menne át hatékonyan a fejekbe.
Edina 35 éves, fiókigazgató egy budapesti 10 fős bankfiókban:
„Rendszeresen szembesülök azzal, hogy kollégáim önálló feladatmegoldó képessége nagyon alacsony, ezért a feladatok kiosztása számomra kemény fejtörést okoz”
Ha nem sikerül ráéreznünk a lényegére olyan, mintha azért adnánk ki feladatokat, hogy a kollégák ne unatkozzanak 8 órában.
Közben ezzel magunknak vezetőknek, csinálunk sok kicsi apró, de idegölő újabb feladatot.
Kövess a Linkedinen is, hogy kapcsolatban lehessünk egymással!
